Artículo publicado en la revista Gaceta Dental, Octubre 2021

Aunque parezca simple, la realidad es que las clínicas que más crecen son aquellas que dedican tiempo a medir y gestionar su clínica. Destinar tiempo a saber cuál es la situación actual y tomar decisiones adecuadas con prontitud son claves para el éxito de la clínica.

En Infomed hablamos a diario con multitud de clínicas, consultorías y empresas de gestión de clínicas que nos trasmiten una valiosa información de que es lo que las clínicas tienen que conocer y gestionar obligatoriamente si quieren conseguir sus objetivos.

Con toda esta información hemos elaborado un listado de indicadores principales que debería analizar toda clínica para crecer y lograr sus objetivos. Entre ellos:

Conoce cuál es tu cartera de clientes. ¿Tenemos pacientes jóvenes o la mayoría ya están jubilados? Conocer nuestra pirámide poblacional nos ayuda a tener una previsión de qué tratamientos realizaremos ¿Nos permiten tener la agenda y boxes llenos?

De estos, ¿Cuáles consideras activos? ¿Cuántos meses hace que no visitan la clínica? Teniendo en cuenta que deberían hacerse revisiones cada 6 meses o al año, deberías considerar cómo tratar a los que no te han visitado y realizar acciones para que vuelvan.

Número de primeras visitas y su origen. Controlar cuántos nuevos pacientes nos llegan y de dónde vienen nos permite valorar el futuro de la clínica y qué acciones podemos realizar para aumentarlos.

Porcentaje de citas fallidas y no presentadas. Esta situación se produce, la mayoría de las veces, porque han olvidado su cita. Soluciónalo con envío de SMS, emailing…

Número de tratamientos realizados. Debemos conocer qué tratamientos realizamos y si están acordes a la capacidad de la clínica y a nuestras previsiones.

Presupuestos entregados y aceptados. Muchas veces un presupuesto no seguido puede derivar en una visita a otro dentista. Es importante conocer y hacer seguimiento de todos los presupuestos entregados.

Cobro vs producción. Uno de los mayores problemas de grandes clínicas y franquicias es la falta de equilibrio entre los trabajos realizados y cobrados. Tan peligroso es tener tratamientos pendientes de realizar pero ya cobrados como los realizados con pagos pendientes. Controlar la liquidez es imperativo de cualquier actividad económica tenga el tamaño que tenga.

Mantenimiento de la actividad de los pacientes una vez realizado el tratamiento. El paciente siempre debería marcharse con una nueva cita o un recall automatizado para su próxima visita. Recordarles la importancia de la higiene, seguimientos preventivos ayuda a una buena higiene y reduce problemas gravosos en el futuro.

Valoración del trato recibido por parte de los pacientes. En servicios el trato recibido lo es todo. Obtener y medir la satisfacción del paciente en cada uno de los procesos nos ayuda a conseguir más recomendaciones de pacientes que se transformarán en más nuevas visitas.

Control de tiempos de espera de los pacientes. El tiempo es limitado para todos y por eso es tan valioso para todos. Controlar las esperas para conseguir cita, en la clínica antes del tratamiento… ayuda a que su satisfacción mejore y elimina la posibilidad de que busquen otras opciones.

Estos son, entre otros, los indicadores que debemos medir en la clínica, sean los que sean nuestros objetivos. Un buen análisis a tiempo nos permitirá realizar las correcciones y cambios necesarios para que nuestros objetivos lleguen a buen término. Puedes contactar con nosotros para ver el listado completo de indicadores a medir y más temas de gestión en Infomed Academy. Nuestra razón de ser es convertir buenas clínicas en clínicas excelentes.

José MartínConsultor Tecnología Sanitaria