Elegir un software para tu clínica dental no tiene por qué ser una tarea compleja. Lo más importante es tener claro qué queremos conseguir con él y recabar información de las diferentes empresas para poder hacer una buena comparativa de sus posibilidades.

Lo primero a tener en cuenta es que el cambio viene, no sólo de tener el programa, hay que saber cómo utilizarlo y parametrizarlo.

Un buen programa deberá ayudarnos no sólo a gestionar la agenda, sino que permite automatizaciones que nos liberarán la carga de trabajo, mejorar la experiencia del paciente y gestionar datos para poder gestionar mejor la clínica.

Aquí te indicamos los aspectos más importantes y que dan lugar a los errores más habituales a la hora de adquirir el software para tu clínica:

1. La empresa fabricante: Queremos comenzar con este aspecto porque nos parece muy relevante. A la hora de adquirir un producto cualquiera nos interesa saber que hay una marca-empresa con garantías detrás. El software debe tener una garantía de empresa sólida que no va a desaparecer o dejarte sin soporte el día de mañana. En él van a estar todos los datos importantes de la clínica, datos de tus clientes… El fabricante tiene que ser solvente y dar garantías. Una empresa que lleva años y con una cuota de mercado importante siempre será más solvente que otra que acabe de comenzar y que no pueda darte la garantía que dentro de unos años seguirá existiendo y dando soporte.
2. ¿El programa te pertenece? Importa, y mucho, saber de quién es el programa. En él vas a tener todos tus datos. ¿Qué pasa si un día te quieres ir a otro, o dejar de pagar cuotas? No queremos que esto pase, pero a veces las cosas se tuercen y hay que estar preparado para ello. Si el programa te pertenece, tus datos permanecerán contigo.
3. La importancia de la seguridad de tus datos: Ten en cuenta que lo más valioso de tu clínica es la base de datos de clientes. Esto tiene que estar asegurado y garantizado legalmente. Señalaremos 2 aspectos a tener en cuenta:
   1. Dispones de datos sensibles de pacientes que deben ser protegidos y que tienen una regulación muy estricta. ¿El software te garantiza la máxima seguridad en el tratamiento de tus datos? La responsabilidad legal en caso de virus, filtraciones… es de la clínica y las multas son muy elevadas.
   2. Por otro lado, tus datos no son restituibles. En caso de accidente, tu seguro te podrá volver a poner un sillón o un equipo que se haya dañado, pero en el caso de que se pierda tu base de datos ningún seguro te lo recuperará. Verifica dónde van a estar alojados tus datos y si hay copias de seguridad.
4. Red de distribución cercana. Cuando estés usando el programa no querrás hablar con una web. Una empresa de software que pone a tu disposición una red comercial cercana siempre te dará más garantías de una comunicación más fluida y que entienda tus necesidades.
5. Soporte técnico o de asistencia: La empresa de software debe ofrecerte un buen servicio de asistencia que te solucione incidencias con rapidez. Lo mejor es consultar cómo realizan el servicio, ya que puede ser por chat, llamada, email… Elige aquel que se adapte mejor a tu clínica. Una llamada suele ser la manera más rápida de solucionar una incidencia urgente que no esperar una respuesta a un mail.
6. Contratar actualizaciones, mantenimiento: La tecnología avanza a pasos agigantados. La empresa debe darte garantías de que te va a mantener actualizado. La mayoría de los softwares te ofrecen un sistema de cuotas mensual que incluye el servicio de asistencia y actualizaciones. Nuestro consejo es que este es un buen sistema y debes tenerlo como tendrías un seguro de viaje o del coche. El sector de la salud está regulado por múltiples leyes que van cambiando y estas cuotas van a garantizar que siempre estés actualizado.
7. La importancia de las formaciones: Los softwares han simplificado sus interfaces para que el manejo sea más sencillo. Aún así, vale la pena contratar una empresa de software que de formaciones continuas, para que todo tu equipo esté siempre al corriente de todas las funcionalidades. Los softwares que hay disponibles pueden ser muy potentes y con una buena formación tu clínica va a ver los resultados.
8. Facilidad de uso/usabilidad: Un buen software va a contar con muchas opciones y te va a permitir realizar multitud de tareas. Es bueno que cuente con automatizaciones que te ahorran tiempo y facilitan su uso. Además, ahora los hay que te permiten conectarte desde cualquier lado y con cualquier dispositivo para que puedas hacer consultas desde el móvil, en casa… y todo ello a gran velocidad. ¿Qué gestiones vas a realizar más habitualmente? Verifica la facilidad de uso y rapidez en esas gestiones, ya que son las que más tiempo te van a consumir: gestión de citas y agenda, historia clínica…
9. El precio: No podemos acabar sin tener en cuenta que este es un factor muy determinante. En el mercado existen multitud de programas con precios muy dispares. Entonces, ¿Cuál elegir? La mejor recomendación que podemos hacer es decirte que “lo barato a veces sale caro”. Lo importante es que, como inversión, tienes que ver qué te puede aportar. Son muchas las clínicas que comienzan eligiendo un software por el precio y con el tiempo tienen que hacer una segunda inversión porque el programa no les ofrecía las soluciones que buscaban. Define claramente cuáles son tus necesidades y conoce lo que te puede ofrecer cada uno de ellos antes de elegir.

Un buen software dental debe dar respuesta a un modelo de gestión y protocolos, con las herramientas necesarias para una buena gestión de clínica y soluciones innovadoras para poder analizar resultados e implantar mejoras.

La gestión es cosa de todos los trabajadores de la clínica. Seas odontólogo o gestor, el éxito de la clínica está en tus manos y en la implicación que tengas en el control de la actividad y calidad que ofreces.