Midiendo lo que importa: Transforma tus datos en acción

“Más” no siempre es mejor

Más servicios, más pacientes, más horario, más seguidores, más formación, más tecnología…

Muchas veces, lo que una clínica dental necesita es reducir (de forma inteligente), y no añadir.

Probablemente, solo con esta afirmación no lo acabes de ver como yo, déjame que siga desgranando esa idea.

Robert Kiyosaki describe en su libro “Padre rico, padre pobre”, la carrera de la rata como aquella situación financiera en la que, en la medida que aumentan los ingresos, aumentan a la vez los gastos en una misma proporción.

Quizás hayas tenido en algún momento la sensación de estar corriendo cada vez más rápido y seguir en el mismo sitio.

¿Cómo sé si mi clínica está corriendo la carrera de la rata?

• No sabes cuánto gastas (ni en qué), pero sí los ingresos que generas.

  Basas tus decisiones de compra o inversión en función de tu facturación y no de tus beneficios.Normalmente en la clínica dental se cobra en el momento de la realización del servicio (el paciente se realiza un tratamiento y la clínica recibe el ingreso, o en el mejor de los casos ya lo ha ingresado previa financiación), y se paga a 30-60 días a los proveedores (según hayamos negociado). Aquí se genera una diferencia entre la tesorería (liquidez que tiene la clínica) y la realidad financiera.

  Esto muchas veces nos lleva a pensar que el mes en el que más hemos facturado o que más implantes hemos colocado, o que más entradas de ortodoncia ha habido, es el mes más bueno. Y podría ser cierto, o podría no serlo, todo va a depender de los gastos en los que has incurrido.

• Compras ofertas sin analizar cuando lo vas a necesitar.

  A mayor existencias, peor situación de tesorería.No nos dejemos deslumbrar por los descuentos por volumen, analízalos previamente y haz una previsión de cuándo lo vas a gastar (cuándo vas a convertir en dinero ese material). A mayor rotación de stock, mejor para tus finanzas.

• No tienes una previsión de ingresos, basado en tus necesidades económicas.Está claro que, para tener una buena salud financiera en la clínica dental, tienes que asegurar que los ingresos que genera la clínica serán suficientes para cubrir los gastos necesarios para su funcionamiento. Y de aquí la importancia de conocer cuáles son esos gastos necesarios, para no tener imprevistos.Alquiler-hipoteca, nóminas, suministros, colegiación… estos son evidentes, pero vamos a concretar más: ¿Cuándo pagas los impuestos? ¿Tienes prorrateadas las pagas extras? ¿Qué cuotas de seguros pagas anualmente, en qué mes las vas a pagar? Las respuestas a todas estas preguntas te van a ir dando el resultado de tus necesidades financieras: cuánto deberías de ingresar (como mínimo) cada mes. Y ese será tu punto de equilibrio. El punto a partir del cuál empiezas a ganar dinero.

• No paras a analizar tus procesos.

  Una de las frases que más escuchamos en las clínicas que analizamos es la de: “Aquí esto siempre se ha hecho así”. Sí, pero eso no significa que sea la mejor opción ahora. En este apartado, la incorporación de la tecnología ha ayudado mucho en la operativa de la clínica dental. La digitalización de los procesos, tanto clínicos como de análisis de datos, ha impulsado la optimización del tiempo de trabajo, haciendo que aumente la eficiencia y por tanto mejorando la rentabilidad de las clínicas.

¿Cómo evito entrar en la carrera de la rata o salir de ella?

Si identificas a tu clínica dental en alguna o varias de estas situaciones, es probable que quieras salir de ese círculo tóxico (más ingreso, más gasto). Para ello lo primero que tienes que tener claro es que entender tus finanzas es una obligación, no puedes obviarlo.

Por tanto, el primer paso será la formación. Tener una educación financiera es básico en la gestión de cualquier organización.

Nos toca hablar de dinero, y sí, es muy frío, no es divertido hablar de dinero, sobretodo para los que somos clínicos. Las finanzas para los odontólogos es un tema arduo, casi diría que molesto incluso. Y es normal, no estudiamos economía, quisimos ser odontólogos, una profesión muy relacional, donde quieres ganarte la confianza de tu paciente, empatizar. Y eso, muchas veces, es incompatible con hablar de dinero.

Probablemente, cuando decidiste abrir una clínica dental, o si pretendes hacerlo, es para hacer algo que te gusta, trabajar con más libertad y capacidad de decisión, pero seguro que también esperas ganar dinero con ello y poder vivir trabajando en lo que te apasiona, ¿verdad? Es más, necesitas que tu clínica sea rentable para poder reinvertir en ella, en tecnología, formación, mejora continuada…

Si eso lo tienes claro, entonces no te queda más remedio que prestar atención de forma profesional a tus finanzas.

Tener una disciplina contable nos ayudará a tomar decisiones basadas en datos reales y no solo en el “más es mejor”.

En la clínica dental se generan cada día muchos datos, datos que tenemos que procesar para que nos sirvan como información. El análisis de esa información nos dará el conocimiento real de lo que está ocurriendo en la clínica.

No sirve de nada acumular cada mes gráficos, estadísticas, listados, indicadores si no los trabajamos, comparamos y contextualizamos. El acúmulo de esta información nos tiene que servir para ser pro-activos, tomar el control y anticiparnos a las posibles desviaciones.

Para ello, tenemos una herramienta de gestión muy útil en el seguimiento de nuestra clínica: el cuadro de mando (CM).

El CM aporta una visión detallada del funcionamiento de la clínica, permitiendo planificar estrategias a medio y largo plazo y generar la información necesaria para tomar decisiones a tiempo y evitar situaciones indeseadas.

Los indicadores que conformen tu cuadro de mando te proporcionarán una rápida imagen de tu gestión y de la situación de tu clínica, además de darte la posibilidad de detectar amenazas y saber dónde existe un problema para solventarlo.

El CM permite extraer en tiempo real toda la información susceptible de ser parametrizada y representada en datos sobre el funcionamiento de la clínica dental.

Conociendo el estado de situación, podrás tomar el control de la clínica y actuar sobre el área que más interese, estableciendo nuevas dinámicas de trabajo que mejoren o corrijan el rendimiento.

Aquí os comparto algunos parámetros de análisis para mejorar la gestión de la clínica y su rendimiento

• ¿Cuántos pacientes entran nuevos cada mes en la clínica?
• ¿Cuántos pacientes piden cita como mínimo una vez al año siendo ya clientes?
• ¿Qué % de presupuestos presentados se aceptan?
• ¿Qué % de pacientes vienen a la cita? (Gestión anulaciones agenda)
• ¿Cuál es la productividad de los tratamientos de la agenda?
• ¿Qué capacidad tenemos de volver a citar al paciente y que vuelva? Eficacia del sistema de recalls
• ¿Cuáles son los tiempos de espera medios?
• ¿Cuál es la producción por colaborador?

“El éxito empresarial no se basa en predicciones grandilocuentes; es el resultado de la capacidad para responder rápidamente a cambios reales a medida que éstos tienen lugar”
–Jack Welch–

Dra. Sònia Carrascal PérezLicenciada en Odontología Diploma en Dirección Odontológica y Gestión Clínica Socia fundadora y profesora de Gestión Dental Integral Profesora asociada en la Universitat de Barcelona Cofundadora de la Associació Rosa Dilmé-Rwanda