Artículo publicado en la revista Gaceta Dental, Febrero 2022

¿Estás preparado para este 2022? ¿Ya has planificado que objetivos y mejoras implantar en la clínica?

Todos conocemos personas que sin planificar sus objetivos tienen éxito. Esto nos puede llevar a pensar que nos puede ir bien sin planificar, pero la realidad es que muchas veces esto no sucede así y, lo que está claro, es que planificando siempre nos irá mejor.

Si eres de los que hacen que las cosas sucedan, debes establecer objetivos, lo más específicos posibles, y tienen que poder medirse de alguna manera para ver que se están cumpliendo. Las personas de éxito, no solo planifican su faceta profesional, sino que se aseguran en garantizar una vida personal satisfactoria.

Para elaborar el mejor plan para un año nuevo rentable, debemos tener en cuenta varias cosas:

• Establece los objetivos por trimestres
• Organiza bien la agenda para tenerla siempre llena, identificando nuevos servicios si es el caso
• Crea procesos para optimizar la clínica y asegura su cumplimiento
• Planifica las inversiones
• Controla la parte financiera de la clínica

Establece los objetivos por trimestres

Establecer objetivos trimestrales y no tanto anuales permite ganar foco, que el equipo esté más motivado y los objetivos no queden obsoletos a los pocos meses. En una situación tan cambiante como la actual, lo más adecuado es dedicar un tiempo a fijar los objetivos del trimestre y planificar qué medidas y protocolos integrar para conseguirlos.

No pretendas llegar de 0 a 100 en un mes. La gestión es un trabajo constante y los objetivos de mejoras deben ser alcanzables. Al dividir tus objetivos anuales en grupos trimestrales podrás poner foco en aquellos que son más importantes o urgentes. Crear una lista de objetivos interminable te impedirá poner foco, así que lo más conveniente suele ser seleccionar tres o cuatro de estos para reforzar durante el trimestre.

Una vez bien definidos y seleccionados, implica a todo el personal de la clínica. Estos deben conocer no solo los objetivos, sino los KPIs por los que va a ser medidos, para que así tengan claro en qué posición están respecto al objetivo en cada momento. Nombra un responsable de cada proceso definido y elígelo bien. No debes sobrecargar al personal de tareas que no están en sus funciones o muy tediosas. Si quieres que se consigan los resultados esperados esas personas deben estar motivadas y no sobrecargadas. Es bueno dedicar un tiempo a ver cuáles de estos procesos pueden realizarse por asistentes virtuales y cuáles tienen un valor añadido mayor y necesitan la implicación y el tiempo de tu personal.

Preocúpate por establecer un tiempo para trabajar todas las semanas en tus objetivos. No permitas que las tareas urgentes, la vorágine del día a día, te reste foco en lo importante, que es conseguir tus metas. Te aseguro que los profesionales de éxito lo hacen.

Organiza bien la agenda para tenerla siempre llena, identificando nuevos servicios si es el caso

Analiza si dispones de una agenda inteligente que tiene en cuenta los tiempos programados según la intervención y el personal que intervine. Hay softwares que incorporan esta función y te ayudan a que tus equipos y personal estén siempre trabajando sin huecos vacíos y que puedan organizarse para que la gestión no sea un caos.

Además, es importante establecer protocolos que te ayuden a llenar los huecos vacíos en la agenda o que potencien tratamientos que generen más valor. Asegúrate que tu programa de gestión te ayuda a esta gestión y te permite establecer los protocolos necesarios, así como su análisis posterior para ver que se cumplen los objetivos.

Identifica los tratamientos más realizados en la clínica y valora cuáles son los que más te interesa potenciar ya que son los que generan más valor. Un buen software de gestión te ayudará a ver qué áreas de la clínica son más rentables y en cuáles invertir.

Crea procesos para optimizar la clínica y asegura su cumplimiento

Los procesos agilizan el trabajo de la clínica y lo hacen más rentable. Agregar procedimientos no solo provoca un gran impacto en su clínica sino que además ayuda a que el personal trabaje más tranquilo y esté más motivado. Siéntate y anota aquellos procedimientos que deberías establecer los próximos meses: Llamar a clientes sin citas, hacer seguimiento de presupuestos no aceptados, reducir la lista de pacientes con cita que no asisten… El primer paso siempre es definir qué procedimientos necesitamos establecer para conseguir los objetivos.

Una vez hemos definido esos procesos, lo que suele ocurrir en la mayoría de los casos es que nos quedamos ahí, nos ponemos en plan hombre orquesta y creemos que lo podemos gestionar todo- gran error- o pedimos al personal que lo añada a sus tareas, pero no ponemos los medios ni verificamos que se cumplan. Este es el gran error que la mayoría de clínicas cometen y que es fácilmente resoluble con herramientas de gestión disponibles en el mercado.

Si estos procedimientos los vamos a delegar, que es lo más habitual, es importante seguir los siguientes pasos:

• Explica detalladamente en qué consiste y los pasos que se deben realizar
• Detalla el resultado esperado. Así las personas implicadas saben si su trabajo está en sintonía con lo que se les ha pedido.
• Permite que se hagan preguntas sobre el procedimiento y verifica que sea coherente.
• Mide el resultado final.

En Infomed tenemos detectado que integrar una automatización en estos procedimientos es altamente rentable para la clínica. Tener motivado al personal de la clínica es más fácil si realizan tareas de alto valor con las que disfrutan y dejan las más tediosas a los programas que las realizan automáticamente. En el mercado hay asistentes virtuales que realizaran muchas de estas tareas a un coste muy bajo. Integra una automatización de tareas y un cuadro de mandos para su posterior seguimiento. Realiza controles regularmente para realizar mejoras constantes.

Planifica las inversiones

Estos últimos años, algo que ha caracterizado al sector son los cambios tecnológicos. Estos son cambios muy bien valorados en el sector salud y que pueden potenciar la imagen de su clínica.

A veces, pecamos de realizar estas inversiones más como una compra que como una inversión. Debemos tener muy en cuenta para qué realizamos esta inversión, que queremos conseguir con ella más allá de la imagen que puede proyectar. Hay que buscar ese valor añadido para el paciente, esa solución a un problema que genera mayor valor para su clínica. Además, en el sector algunas empresas ofrecen opciones de leasing de los equipos, algo a tener muy en cuenta en una época en la que las innovaciones tecnológicas se dan en cortos periodos de tiempo, por lo que te aseguras estar siempre a la última de los avances tecnológicos.

Controla la parte financiera de la empresa

El coronavirus nos ha enseñado la importancia de tener un fondo de emergencia para momentos difíciles. Entender la importancia del flujo de caja en la rentabilidad de la clínica es crucial. Si tienes planificadas inversiones, valora las opciones de pago antes de tomar la decisión.

Esta situación también se ha reforzado en el entorno de los pacientes. Cada vez más, los pacientes buscan una financiación para sus tratamientos y facilidades de pago.

¿Cuándo fue la última vez que sacaste un listado de trabajos realizados pero no cobrados? Muchas clínicas se suelen sorprender cuando realizan este tipo de análisis, es necesario establecer un control de lo producido versus lo facturado. Facilita formas de pago y de financiación a tus pacientes. Ahora puedes encontrar buenas soluciones con un coste ínfimo para las clínicas.

Siguiendo estas simples recomendaciones verás como mejoras el control sobre tu clínica y aumentan los resultados. Poder trabajar en los procesos y con objetivos claros permite que el personal de la clínica trabaje mejor, con menos ansiedad y mayor motivación.

Víctor SoláConsultor Tecnología Sanitaria