Te doy algunas claves para optimizar los cobros en tu clínica sin perder ese toque humano que tus pacientes valoran:
Los pacientes aprecian la claridad. Explicar de forma detallada el coste de los tratamientos antes de empezar es fundamental. No basta con entregar un presupuesto. Es necesario sentarse con el paciente para asegurarse de que comprende lo que va a pagar y las opciones de pago disponibles. Es vital que todo el equipo esté alineado en esta comunicación. De ese modo, evitarás sorpresas desagradables para el paciente.
No todos los pacientes pueden asumir un pago completo de una vez, y eso es comprensible. Sin embargo, lo más efectivo no es ofrecer «planes de financiación» en el sentido estricto, sino adaptar las opciones a las necesidades reales del paciente. Escuchar sus circunstancias permite ofrecer plazos personalizados, lo que genera confianza. Esto demuestra que la clínica entiende su situación.
Lo importante es ser flexible sin caer en la desorganización. Acordar los plazos por escrito, ser claro y mantener un seguimiento cercano evita malos entendidos. La relación con el paciente debe primar sobre todo. Si tienes en tu clínica el programa GESDEN, infórmate de las opciones que te ofrece ONE PAY. Se trata de una única plataforma de pagos y financiación, completamente integrada en GESDEN junto con toda la información relativa del paciente.
El seguimiento de los pagos puede resultar incómodo si no se hace con tacto. En lugar de enviar mensajes automáticos y fríos, asegúrate de que cualquier recordatorio sea personal y cercano. Una llamada o un mensaje personalizado, con un tono amistoso, será mucho más efectivo que cualquier correo impersonal. Además, recordar al paciente que estamos para ayudarle marca la diferencia.
Un ejemplo podría ser: «Hola Marta, te llamo para recordarte el pago pendiente de la semana pasada. Sé que a veces estos temas se nos pasan por alto. No te preocupes. ¿Te viene bien ajustarlo esta semana?». Si con el paciente habéis cerrado una fecha de concreta para el cobro de un segundo y/o tercer pago podéis automatizar dicho cobro para que se ejecute, sin tener el paciente que desplazarse a la clínica para hacerlo efectivo. Desde el software GESDEN podéis integrar ONE PAY.
Es crucial que las políticas de pago no se conviertan en una barrera para que los pacientes sigan sus tratamientos. Si un paciente se ve en dificultades para abonar un importe, la reacción de la clínica debe centrarse en facilitarle una solución en lugar de esperar el pago sin más. Es mejor establecer un plan flexible y mantener la relación antes que forzar una situación que pueda alejarlo.
Es vital que todo el equipo esté entrenado para gestionar estas situaciones con empatía. No se trata solo de cobrar; ayudar al paciente a completar su tratamiento es fundamental para que se sienta acompañado durante el proceso.
La realidad económica de los pacientes y de la propia clínica puede cambiar con el tiempo. Lo que funcionaba hace unos años puede no ser igual de efectivo ahora. Revisa las políticas de cobro de manera regular para asegurarte de que son justas, claras y no generan tensiones innecesarias.
Optimizar los cobros en una clínica dental no requiere fórmulas complejas ni digitalizaciones excesivas. La clave está en encontrar el equilibrio entre facilitar los pagos y mantener una relación cercana con el paciente.
Recordad, un paciente bien atendido es un paciente feliz, y un paciente feliz es la clave del éxito en nuestro negocio.
Patricia Martínez SantiagoConsultora de Clínicas Dentales Fundadora de La Clínica Consultores |
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